Regulasi penanganan email di perusahaan, perlukah.?
Monday 17 April 2017
Edit
Oke pada kesempatan kali ini saya akan memberikan sharing dari kutipan yang saya dapatkan, sharing kali ini adalah tentang regulasi penanganan email di suatu instansi atau perusahaan, perlukah.? Jawahannya adalah YA perlu.
Kenapa.? karena untuk membuat semua nya terdokumentasi dengan baik sehingga memudahkan kita nantinya, oke lima belas pertanyaan di bawah ini cukup untuk mewakili untuk pembuatan aturan mengenai email di suatu perusahaan :
1. Akun email dibuat utk masing2 personel berdasarkan surat permintaan (apapun namanya) dan disetujui oleh minimal dept. head atasan user dan it. (Buat standar dokumen utk permintaan email
Penjelasan : dengan adanya approval menjadi lebih kuat untuk PIC menentukan membuat atau menghapus email user, terlebih bilaperusahaan anda menggandeng pihak vendor untuk layanan emailnya, sebab ini akan berpengaruh terhadap cost.
2. Format email: [email protected]. Jelaskan formatnya.
Penjelasan : format email juga mempermudah mengidentifikasi user siapa dan di departemen apa, misalnya : [email protected] => dari alamat email tersebut akan mudahdi identifikasi bahwa Hakko dari departemen IT di perusahaan NiqoWeb.
3. Password. Misalnya, apakah menggunakan sso? Lampirkan aturan/kebijakan tentang password
4. Akses email: bagaimana user mengakses email; lewat web atau aplikasi desktop? Lampirkan panduan penggunaan email.
5. Storage: bagaimana email disimpan? Apakah disimpan di server terus (imap) atau ditarik ke komputer user?
6. Quota size email: adakah batasan quota utk akun user? Berapa quota size staf, section head, asmen, manager, div, dst? Jika ada permintaan utk perubahan quota size, apakah dokumen yg digunakan dan siapa yg mengotorisasinya? Lampirkan dokumennya.
7. Berapa maksimal ukuran email yg dikirim atau diterima?
8. Attachment: adakah pembatasan jenis lampiran pada email, misalnya tidak boleh ada attachment .exe, bash, batch file. Bagaimana attachment difilter? Adakah batasan Ukuran attachment?
9. Spam dan av: teknologi apa yg digunakan? Bagaimana prosedur pengecekan update?
10. Black list dan white list: bagaimana bl dan wl dilakukan?
11. Mailing list: apa prosedur pembuatan mlist? Butuh moderasi atau tidak? Siapa yg menjadi moderatornya? Lampirkan dokumen yg menjadi syarat pembuatan mailing list
12. Log: adakah aturan penanganan log?
13. Enkripsi: apakah ada penggunaan enkripsi? Bagaimana memeriksa jika enkripsi sdh teraplikasi?
14. Mutasi, resign: apa prosedur bagi user yg mutasi atau resign? Lampirkan dokumennya
15. Lain-lain yg dirasa perlu, misalnya notifikasi pada email bagi user yg cuti panjang, dsb.
Nah dari pertanyaan - pertanyaan tersebut kita bisa menyimpulkan untuk membuat regulasi yang tepat untuk instansi atau perusahaan kita bekerja, dalam hal ini yang terkait tentunya IT yang berperan penting dalam proses kelancaran infrastruktur IT.
Semoga Sharing singkat ini bisa bermanfaat untuk semuanya terutama anda yang bekerja sebagai Praktisi IT.
Kenapa.? karena untuk membuat semua nya terdokumentasi dengan baik sehingga memudahkan kita nantinya, oke lima belas pertanyaan di bawah ini cukup untuk mewakili untuk pembuatan aturan mengenai email di suatu perusahaan :
1. Akun email dibuat utk masing2 personel berdasarkan surat permintaan (apapun namanya) dan disetujui oleh minimal dept. head atasan user dan it. (Buat standar dokumen utk permintaan email
Penjelasan : dengan adanya approval menjadi lebih kuat untuk PIC menentukan membuat atau menghapus email user, terlebih bilaperusahaan anda menggandeng pihak vendor untuk layanan emailnya, sebab ini akan berpengaruh terhadap cost.
2. Format email: [email protected]. Jelaskan formatnya.
Penjelasan : format email juga mempermudah mengidentifikasi user siapa dan di departemen apa, misalnya : [email protected] => dari alamat email tersebut akan mudahdi identifikasi bahwa Hakko dari departemen IT di perusahaan NiqoWeb.
3. Password. Misalnya, apakah menggunakan sso? Lampirkan aturan/kebijakan tentang password
4. Akses email: bagaimana user mengakses email; lewat web atau aplikasi desktop? Lampirkan panduan penggunaan email.
5. Storage: bagaimana email disimpan? Apakah disimpan di server terus (imap) atau ditarik ke komputer user?
6. Quota size email: adakah batasan quota utk akun user? Berapa quota size staf, section head, asmen, manager, div, dst? Jika ada permintaan utk perubahan quota size, apakah dokumen yg digunakan dan siapa yg mengotorisasinya? Lampirkan dokumennya.
7. Berapa maksimal ukuran email yg dikirim atau diterima?
8. Attachment: adakah pembatasan jenis lampiran pada email, misalnya tidak boleh ada attachment .exe, bash, batch file. Bagaimana attachment difilter? Adakah batasan Ukuran attachment?
9. Spam dan av: teknologi apa yg digunakan? Bagaimana prosedur pengecekan update?
10. Black list dan white list: bagaimana bl dan wl dilakukan?
11. Mailing list: apa prosedur pembuatan mlist? Butuh moderasi atau tidak? Siapa yg menjadi moderatornya? Lampirkan dokumen yg menjadi syarat pembuatan mailing list
12. Log: adakah aturan penanganan log?
13. Enkripsi: apakah ada penggunaan enkripsi? Bagaimana memeriksa jika enkripsi sdh teraplikasi?
14. Mutasi, resign: apa prosedur bagi user yg mutasi atau resign? Lampirkan dokumennya
15. Lain-lain yg dirasa perlu, misalnya notifikasi pada email bagi user yg cuti panjang, dsb.
Nah dari pertanyaan - pertanyaan tersebut kita bisa menyimpulkan untuk membuat regulasi yang tepat untuk instansi atau perusahaan kita bekerja, dalam hal ini yang terkait tentunya IT yang berperan penting dalam proses kelancaran infrastruktur IT.
Semoga Sharing singkat ini bisa bermanfaat untuk semuanya terutama anda yang bekerja sebagai Praktisi IT.
Selamat Belajar